Dette er noen av de vanligste spørsmålene i et intervju for en administrativ assistent eller sekretærjobb, mulige svar på disse spørsmålene og noen generelle råd.
Administrativ assistent: Vanlige spørsmål og svar
- Hvilke dataprogrammer har du brukt i dine tidligere jobber og hvilke har du det beste med? Sannheten er at jeg føler meg veldig behagelig ved å bruke Word, PowerPoint, Outlook og Excel. Jeg har litt erfaring med MS Access, men jeg vil ikke betrakte meg selv som en ekspert. Men med de andre nevnte programmene har jeg vært i stand til å forberede presentasjoner, dokumenter og regneark. Dessuten kan jeg administrere e-posten til flere kontoer og organisere kalendere i Outlook. For å bevise det har jeg Microsoft Office 2010 Advanced User Certificate.
- Har du noen erfaring med å overvåke andre mennesker på kontoret? I min siste jobb var jeg ansvarlig for opplæring av elevene som praktiserte i vårt firma. I 3 måneder var jeg ansvarlig for å undervise dem alle administrative prosesser og svare på eventuelle spørsmål de hadde. Dessuten ble de tildelt flere daglige oppgaver for å se hvordan de jobbet. Til slutt var jeg ansvarlig for å fullføre evalueringen av hver av dem.
- Hvordan håndterer du situasjoner der sjefen din er stresset og under mye press? Jeg prøver at stress og press ledet av sjefen min ikke påvirker produktiviteten min, jeg prøver å berolige situasjonen og vise min veileder at han kan stole på meg for å løse et problem. I disse situasjonene pleier jeg å være proaktiv og tilby noen løsninger til veilederen min, som jeg kanskje ikke har vurdert.
- Foretrekker du å jobbe i et lagmiljø eller hvor hver ansattes totale uavhengighet respekteres? Jeg har alltid følt en del av laget i stillingene jeg har hatt. Når jeg må sette meg ned for å fullføre oppgavene mine på en selvstendig måte, gjør jeg det uten noe problem, men jeg liker å samarbeide med de andre medlemmene på kontoret for å nå de felles målene.
- Hva forventer du fra din veileder? Fra min veileder forventer jeg respekt, utfordrende oppgaver og en følelse av team. Fra min veileder venter jeg ikke på at noen skal kaste papirer i ansiktet mitt, spør meg om ting uten å se meg i øyet eller få meg til å føle meg som en slave. Jeg vet verdien jeg kan bringe til et lag, og jeg håper å bli behandlet med respekten som noen fortjener. Dessuten vil jeg at veilederen min skal stole på mine evner, gi meg utfordrende oppgaver og se meg som en del av lagets suksess.
- Hva er din største ferdighet, og hvordan forventer du å bruke den i dette arbeidet? Min største evne er evnen jeg må forholde seg til mennesker på en naturlig, produktiv og avslappet måte. Jeg vil bruke denne evnen til alltid å prøve å holde et skritt foran veilederens forventninger; Når du kommer opp med noe du trenger, kan jeg allerede ha den klar og klar til å levere.
- Hva er din største svakhet? Min største svakhet var alltid den tekniske delen av arbeidet, dataprogrammene og driften av datamaskinene. Derfor bestemte jeg meg i løpet av det siste året for å erobre min frykt og få Microsoft-sertifikatet som jeg nevnte før. Selv om jeg skjønner at jeg ikke er en datamaskin nerd, har jeg i det minste det nivået som kreves for å fullføre noen oppgave som er tildelt meg.
- Har du noe problem med å svare på mottakstelefonen, de som kommer inn på kontoret og oppgavene på datamaskinen? Selvfølgelig ikke. En av fordelene ved en god administrasjon er å vite hvordan man skal delta i de ulike funksjonene som kreves. Jeg har allerede 4 års erfaring i multitasking: telefon, besøkende, veileder, datamaskin ... og til og med hjelpe en partner hvis du trenger hjelp.
Les mer: Eksempel på et CV for en sekretær, 5 tips for telefonintervjuet ditt, ulovlige spørsmål
Foto @ Monica Rodriguez
