Reglene for etikette i personlig kommunikasjon er uunnværlige, både i atomenes verden og i biter. Og selv om formålet med å kommunisere kan varieres, ønsker vi alle at du skal forstå oss når vi sier noe på noe språk. Bruk av språk har grunnleggende bruksregler i henhold til mediet vi bruker. Det er viktig å huske at det ikke er det samme å si ting ved å snakke enn å skrive. Vi kan ikke bruke de samme reglene når ulike typer skriving kreves: en papirmelding, en e-post, et notat, et arbeidsbrev, etc.
Tenk på en imaginær situasjon der det kun var mulig å kommunisere via post og motta svar på et brev, i minst 15 dager. Jeg kan satse på at noen ville tenke mer enn to ganger hva han skriver, fordi en kommunikasjonsfeil ville koste minst 30 dager med angst for å prøve å rette opp det. Selv om det er sant at e-post har reddet oss fra et slikt scenario, må vi også ta alvorlig regler for etikette når vi skriver i dette øyeblikkelige kommunikasjonsmediet, i det minste hvis vi ønsker å skaffe noe i bytte for vår kommunikasjonshandling. Derfor presenterer vi 10 viktige etikettregler for å skrive en e-post.
Ikke bruk store bokstaver
GoodLifeStudio Shouting har aldri vært hjertelig, uansett i hvilket medium du gjør det. På talespråk har det høye sosiale kostnader, det er veldig frowned upon. I en e-post også: Ikke kapitaliser noen ord i en melding på personlig basis. Kun i offisielle meldinger (notater, e-post til arbeidsformål) som har til hensikt å bruke informasjonshierarki for å legge til rette for lesing: tittel, undertekst, informative avsnitt, kan det være noe unntak.
Vær konkret
Fordelen med at e-post er en umiddelbar kommunikasjonsmåte er også en ulempe når vi er mottakeren. Hvis du setter deg i den andres plass når du skriver, vil du forstå at lesing av svært lange tekster kan bety at du stopper å lese en av de mange e-postene som er mottatt samtidig. Dette er nok grunn til at noen ikke leser forsendelsen din.
En skikkelig hilsen
Mål nivået på respekt for personen du skriver for å velge hvilken type hilsen du skal bruke. Begynn alltid med en enkel hilsen, og du kan gradvis øke respekten hvis du utvider hilsen med navn, etternavn eller tittel som mottakeren har.
Start med tittelen
Husk at e-post har grunnleggende deler: tittel, hilsen, kropp og signatur. Alle delene er viktige, men den som når mottakeren først og kan bestemme at e-posten er eller ikke leses helt, er tittelen. Bruk minst mulig ord som oppsummerer innholdet i all e-post. Det er en veldig godt mottatt oppmerksomhet at fra tittelen du tilbyr nok informasjon, slik at den andre kan oppdage hvor viktig det er at meldingen din har og bestemme om du leser den umiddelbart, eller du kan vente på en bedre tid.
Ikke send på nytt unødvendig
Videresending av en epost til en eller flere mottakere er veldig høflig når det blir bedt om at du gjør det. Men hvis de ikke spør deg, er det bedre å ikke være oppmerksom fordi du kan generere unødvendige kjeder som metter mottakerenes INBOX.
Respekter opphavsretten
Så langt som mulig, alltid søke å gi kreditt til det som ikke tilhører deg, selv om det er sosialt akseptert at e-posten er et personlig kommunikasjonssystem, er det velkjent at ingen informasjon sendt via e-post er 100% privat. En personlig forsendelse kan bli en kjede, og det er alvorlige straffer for de som distribuerer originalt materiale uten rettigheter (Copyright på nettet).
Varsle om skjulte mottakere
Ved hjelp av skjulte mottakere, særlig i kommunikasjon i arbeidsmiljøer, kan det være svært vanskelig om meldingen er for bare én person, og vil føre til misforståelser (fordi mottakeren er alltid varsles hvis Blindkopi mottakere). Hvis du skriver en melding for dine profesjonelle aktiviteter, bruk den tradisjonelle kopieringsplassen bedre og prøv å inkludere akronymkopien (cc) nedenfor med navnene på personene som følger med. Dette er det samme formatet som brukes i det offisielle fysiske brevpapiret og gjør at du ser ut som en seriøs person som ikke har noe å skjule.
Bruk tegnsetting og stavekontroll
Gjør det med nødvendig oppmerksomhet til språket du skriver. Det er et symbol på respekt for personen som mottar og viser profesjonaliteten din. Bare hvis det av tekniske årsaker ikke er mulig å bruke aksent stavemåten, nevner du i posten med en bildetekst: "Denne e-posten har blitt skrevet uten aksenter med tanke på kommunikasjonsteknikker."
Den offisielle signaturen
Hvis du bruker en bedrifts e-post, er det viktig at du sjekker manualen for forretningsbruk, er det viktig å bruke en slik bedriftens bedrifter intensjonserklæring, hvor sikkerhetsspørsmål eller nivåer av ansvar sendte meldinger er spesifisert. På samme måte spesifiserer selskaper ofte identitetshåndboken som bør følges når du skriver en e-post fra arbeidskontoen din.
Jeg designer ikke
Vi snakker ikke om en estetisk regel, men praktisk design lagt til teksten i e-postene dine (animert gif, grafikk i HTML-format) kan føre til at noen av mottakerne kan ikke lese posten, fordi ikke alle kan få tilgang til krypterte meldinger med HTML.
