Datavalidering i Excel

Datavalidering i Excel

Fra Excel 2007 og følgende versjoner kan du utføre den såkalte handlingen validering, som består av sett grenser til dataene i et elektronisk ark, vel referert til en celle, en rad eller en kolonne, eller i forhold til data av typenummer, tekst eller formel.

Det vil tjene deg unngå innføring av data feilaktig. Hvis du vil vite mer om sikkerhet i Excel inviterer jeg deg til å lese: Merk Excel som skrivebeskyttet.

For eksempel, anta at du har et regneark for lønn til arbeidstakere, for å unngå å gjøre feil overføring, kan du avgrense innholdet i cellene av beløpene som skal overføres.

På denne måten hvis du angir at disse ikke er større enn et visst beløp, ved feil, for eksempel skriver du inn en null, vil programmet varsle deg eller ikke la det gjøres, avhengig av hvordan du har definert dataene i seksjonen validering.

Dette verktøyet er i kategorien data, i gruppen Datamaskiner opp til høyre.

Du skal følge følgende trinn å utføre en validering i henhold til eksemplet nevnt ovenfor.

Fremgangsmåte for data validering

  1. Åpne et tomt Excel-ark.
  2. Skriv inn i A1: Navn, i B1: Beløp og i C1: N bankkonto.
  3. Skriv i A2, A3 og A4 følgende navn: Rosa Moreno, Juan Gasca, Pablo Marín.
  4. I B2, B3 og B4 skriver du beløpet på din flytende lønn: 1800, 1700, 1800, da du ser toppen av lønnsbetalingen, er 2000, vil du opprette en regel slik at du ved feil skriver inn et tall som er større enn eller lik 2000, og også hvis det er mindre enn 1000, forteller Excel deg.
  1. I neste kolonne skriver du bankkontonumrene, men i dette eksemplet kan du la det være tomt.
  2. Velg de tre cellene hvor tallene er, dette er fra B2 til B4.
  3. Klikk på Data Validation knappen, i Data Verktøy gruppen, i Data tab.
  4. I vinduet som åpnes, på fanen Innstillinger, i det første rektangel, viser den svarte trekanten til høyre, velg Hele nummeret.
  1. Under Data, la det som vises: skriv inn.
  2. Skriv deretter Minimum 1000 og Maksimum 1999.
  3. Trykk på OK (se bilde)

I det elektroniske arket, vær i noen av celle med tallene og skrive en figur som er større enn eller lik 2000, for eksempel 2022.

Et nytt vindu vises der det forteller deg det det er ikke mulig å angi denne verdien, tilhører dataene ikke det som er angitt i valideringen. Hvis du klikker på Retry-knappen, plasserer du deg i cellen, og med mindre du skriver inn et nummer mindre enn 2000, vil det fortsatt gi deg en feil.

Nå skal du tilpasse den beskjed vises når du registrerer en validering, følger du følgende trinn:

  1. Trykk på Data Validation igjen, gå til kategorien Feilmelding.
  2. Legg merke til som standard ved boksen: Vis feilmelding hvis ugyldige data er oppgitt.
  3. Under stilvisninger ved å klikke på den svarte trekant og velg for eksempel: Alvorlig (hvis du velger ett av de to andre alternativene, kan dataene endres, siden det bare viser deg en advarsel eller informasjon, men lar deg legge inn data).
  4. I neste alternativ som presenteres for deg som heter Tittel, skriver du hvordan du vil varsle varselet, for eksempel: Øye!
  5. Nedenfor under Feilmeldingstype: Ikke større enn 1999 og ikke mindre enn 1000.
  1. Klikk på OK

Hvis du prøver å skrive inn dataene igjen, vil det ikke forlate deg, og du vil også se meldingen som jeg nevnte tidligere.

til slette den validering, velg cellene med verdier og klikk på Datavalidering klikk på Slett alt-knappen som er plassert nederst til venstre i vinduet. Vær forsiktig, for nå kan dataene skrives inn uten begrensninger.

Du kan praksis validering av data med forskjellige varsler begge tall og data eller formler i henhold til behovene som oppstår.